Campos Calculados

Los datos ya están en el CRM. Lo que falta es el total

Alguien pregunta cuánto nos ha facturado este cliente. La respuesta existe: están todas sus facturas, una por una, en su ficha. Pero para dar una cifra hay que entrar, filtrar, exportar a una hoja de cálculo y sumar. Y como eso cuesta diez minutos, en la práctica nadie lo hace antes de una llamada.

Lo mismo pasa con todo lo demás: cuántas incidencias tiene abiertas, cuál fue su último pedido, cuánto gasta de media, desde cuándo no compra. Información que está delante y que aun así no se usa, porque no está en forma de dato.

Los Campos Calculados convierten esos totales en campos de verdad. Defines una vez qué hay que sumar, contar o promediar y con qué filtro, y el número aparece en la ficha, se mantiene al día solo y se puede usar como cualquier otro campo del CRM.

Cinco operaciones, y con eso está casi todo

Operación	Qué hace	Ejemplo típico
Sumar	Totaliza los valores	Facturación del cliente en el ejercicio
Contar	Cuenta registros	Incidencias abiertas, presupuestos enviados
Promediar	Media de los valores	Importe medio de pedido
Máximo	El valor más alto	Pedido más grande, fecha de la última factura
Mínimo	El valor más bajo	Fecha de la primera compra

Aplicadas sobre campos de fecha, el máximo y el mínimo dan la última y la primera operación de cada cliente. Ese par de campos es la base de cualquier aviso de cliente que se está enfriando.

Cómo se define un campo calculado

Son cinco decisiones, todas desde el panel de administración y sin escribir código:

1. Dónde quieres ver el resultado. El módulo y el campo que guardarán el número: normalmente la ficha de empresa, de contacto o de proyecto. Si el campo no existe, se crea desde la misma pantalla.
2. De dónde salen los datos. El módulo relacionado que se va a recorrer: facturas, pedidos, incidencias, oportunidades, presupuestos.
3. Qué registros cuentan. El filtro que decide quién entra en el cálculo y quién no.
4. Qué operación se aplica. Sumar, contar, promediar, máximo o mínimo.
5. Sobre qué campo. La columna del módulo de origen que aporta los valores: el total, la cantidad, una fecha.

Y ya está funcionando. Puedes crear tantos campos calculados como necesites, cada uno con su filtro y su operación.

El filtro es lo que lo hace útil

Un campo que suma “todas las facturas” de un cliente sirve para poco: mezcla las anuladas, las pendientes y las de hace seis años. El valor aparece cuando el cálculo se acota, y eso se hace reutilizando las vistas y filtros que ya tienes creados en el CRM.

• Solo las facturas pagadas del ejercicio en curso — la cifra que de verdad quieres tener delante en una renovación.
• Solo las incidencias abiertas — un número que, si sube, cambia el tono de la conversación.
• Solo los pedidos de una línea de negocio — para ver el peso real de cada división en cada cuenta.

Como cada campo calculado lleva su propio filtro, en la misma ficha puedes tener la facturación de este año y la del anterior, una al lado de la otra.

Al guardar, o cada noche

Hay dos modos, y se eligen campo por campo:

• Inmediato. El cálculo se rehace al guardar el registro relacionado. Cobras una factura y el total del cliente cambia en ese instante. Es el modo para los campos que alguien consulta en caliente.
• Programado. Una pasada periódica recalcula los campos afectados, normalmente una vez al día. Es lo indicado cuando hay mucho volumen o cuando el dato no necesita estar al minuto.

Los dos modos conviven sin problema: lo que se mira en una llamada, en inmediato; el resto, por la noche. También se puede evitar que un recálculo dispare automatizaciones o toque la fecha de modificación del registro, para que estos campos no ensucien el historial ni los avisos del equipo.

Un campo calculado se comporta como cualquier otro campo

Aquí es donde la funcionalidad deja de ser una comodidad y se convierte en una herramienta de gestión. El resultado no es un informe aparte: es un campo del CRM, y por tanto se puede usar en todas partes.

• En los listados. Saca la facturación como columna y ordena tu cartera por ella. La lista de las veinte cuentas que más pesan deja de ser un ejercicio de exportación.
• En los filtros. Clientes que facturaron más de una cifra el año pasado y no han comprado en los últimos seis meses. Esa lista es una acción comercial, no una consulta.
• En informes y paneles. Los totales por cliente entran directamente en los cuadros de mando, ya calculados.
• En las plantillas. Insértalos en un correo o en un PDF para personalizar una propuesta con las cifras reales de ese cliente.
• En las automatizaciones. Úsalos como condición: avisar al responsable cuando un cliente supera un umbral de facturación, o cuando acumula demasiadas incidencias abiertas.
• En la vista Kanban. Muéstralos en la tarjeta para decidir sin abrir el registro.

Ocho campos que casi todo el mundo acaba queriendo

En la ficha de empresa:

• Facturación total del ejercicio en curso, y la del anterior al lado.
• Importe medio de pedido y pedido más grande.
• Fecha de la última factura y de la primera compra.
• Número de incidencias abiertas.
• Importe pendiente de cobro, sumando lo que hay en cartera.

En otras fichas:

• Número de presupuestos enviados y de oportunidades ganadas por contacto.
• Total de unidades servidas de un producto a lo largo del año.
• Horas o tareas acumuladas en un proyecto.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Lo que te ahorra

La alternativa a un campo calculado es siempre la misma: alguien exporta, alguien suma en una hoja de cálculo y alguien pega el resultado en algún sitio. Ese número nace desactualizado, vive en un fichero que nadie más encuentra y hay que rehacerlo el mes siguiente.

Aquí es configuración: se define una vez y se mantiene solo. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades, sin licencia aparte y sin coste por campo.

Preguntas frecuentes sobre los Campos Calculados

Módulos relacionados

• Campos dinámicos: decide qué campos se ven, se exigen o se bloquean en cada ficha.
• Flujos de trabajo: para el cálculo entre campos del mismo registro y para actuar cuando un total cruza un umbral.
• Informes y paneles: el análisis completo, a partir de unos datos que ya vienen totalizados.
• Cartera: el seguimiento del cobro que alimenta los campos de importe pendiente.
• Kanban: lleva los totales a la tarjeta para decidir de un vistazo.