Gestión de Proyectos

Se firma en el CRM y se ejecuta en otro sitio

La venta se cierra dentro del CRM: ahí está la oportunidad, el presupuesto aprobado, la conversación de seis meses y las condiciones que se negociaron.

Y en cuanto hay que entregar, todo eso se queda atrás. El proyecto arranca en una hoja de cálculo nueva, con las tareas escritas otra vez, con las fechas que alguien recuerda y sin las excepciones que el comercial concedió por correo. Dos meses después, cuando el cliente pregunta por qué falta algo que él da por incluido, hay que reconstruir la conversación desde el buzón.

El módulo de Proyectos mantiene la entrega en el mismo sitio que la venta. El proyecto cuelga de la ficha del cliente, junto a la oportunidad que lo originó y al presupuesto que lo define. Quien ejecuta ve lo que se vendió; quien vende ve cómo va lo que ya está en marcha.

Tres niveles, y ninguno de más

Nivel	Qué es	Qué responde
Proyecto	El contenedor, con cliente, fechas, presupuesto y estado	¿Vamos bien?
Hito	Un punto de control con fecha	¿Llegamos a la próxima fecha comprometida?
Actividad	El trabajo concreto, con responsable y horas	¿Quién hace qué y cuánto falta?

Los tres se consultan desde la ficha del proyecto, en pestañas separadas. No hace falta salir a buscar nada.

Lo que guarda la ficha del proyecto

• Número y nombre, para citarlo sin ambigüedad en un correo o una factura.
• El cliente, que es lo que hace que el proyecto viva en su historial y no en un archivo aparte.
• Responsable asignado, tipo y prioridad.
• Fecha de inicio, fin prevista y fin real, las tres por separado.
• Presupuesto previsto, para poder comparar después con lo que costó.
• Progreso, el porcentaje de avance.
• Una dirección web, si mantenéis documentación o un repositorio fuera del CRM.

Los estados, y el que salva discusiones

Los valores se configuran con los que uséis, y de serie cubren el ciclo completo: prospección, iniciado, en curso, esperando respuesta, en espera, terminado, liberado y archivado.

Merece la pena detenerse en esperando respuesta. En la mayoría de los proyectos que se retrasan, una parte del retraso es del cliente: la validación que tarda tres semanas, el material que no llega, la decisión que se aplaza. Si ese tiempo se contabiliza como «en curso», tu equipo carga con un retraso que no ha causado, y la conversación de la penalización empieza en falso.

Distinguirlo desde el principio no es burocracia: es lo que permite, meses después, enseñar el histórico y decir con datos dónde se fue el mes que falta.

Las actividades: el trabajo que sí se puede medir

Cada actividad guarda su responsable, su estado, su prioridad, su progreso, sus fechas de inicio y fin y las horas trabajadas.

Esas horas son la clave de todo lo demás. Sumadas por proyecto y comparadas con el presupuesto previsto, dan el dato que la mayoría de las empresas de servicios no tiene: cuánto cuesta realmente entregar lo que vende. Y ese número, agregado por tipo de proyecto, es lo que corrige un tarifario mal calibrado.

En la ficha del proyecto las actividades se agrupan por estado —abiertas, pendientes, terminadas— y por prioridad, de modo que la respuesta a «qué queda» no exige abrir una reunión.

Quién está haciendo qué

La ficha incluye una vista de las personas implicadas en el proyecto. Cruzada con el reparto de actividades por estado, es lo que hace visible el problema que siempre se descubre tarde: hay alguien con doce actividades abiertas y alguien con dos, y ninguno de los dos lo ha dicho.

Para la carga agregada de una persona a través de varios proyectos, el sitio es informes y paneles, que trata proyectos y actividades como cualquier otro módulo.

Lo que se ve de un vistazo

La ficha del proyecto tiene una pestaña de gráficos que representa el avance a partir de los datos del propio proyecto y sus actividades.

Para todo lo que va más allá de un proyecto concreto —desvíos por tipo, carga por responsable, evolución mes a mes, comparación entre presupuesto previsto y horas reales— el sitio es el generador de informes, donde estos datos se cruzan con los de venta y facturación del mismo cliente.

La documentación, donde la encuentre el equipo

Los ficheros del proyecto —planos, especificaciones, actas, entregables— se guardan en el centro documental enlazados al proyecto y a su cliente.

La ventaja no es el almacenamiento: es que el técnico que entra en el proyecto en el mes cuatro encuentra el acta de la reunión de arranque sin preguntar a nadie, y el comercial que prepara la ampliación encuentra el entregable que se firmó.

Con clientes, o para dentro

El proyecto puede estar relacionado con un cliente o no estarlo. Eso lo hace válido para las dos cosas: la implantación que has vendido y la iniciativa interna que nadie factura pero que hay que entregar igual —una migración, un lanzamiento, una certificación—.

El mecanismo es el mismo, y así el trabajo interno deja de vivir en un sistema paralelo.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Lo que te ahorra

Gestionar proyectos en hojas de cálculo funciona hasta el tercer proyecto simultáneo. A partir de ahí el coste está en sitios que no se facturan: el trabajo de reescribir lo que ya estaba vendido, la fecha comprometida sin consultar la carga real del equipo, y la imposibilidad de saber si un tipo de proyecto gana o pierde dinero.

Con los proyectos dentro del CRM, la venta, la entrega, la facturación y el soporte posterior comparten la misma ficha de cliente. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades: sin herramienta de gestión de proyectos aparte y sin coste por usuario adicional.

Preguntas frecuentes sobre la Gestión de Proyectos

Módulos relacionados

• Hitos: los puntos de control con fecha que marcan el avance del proyecto.
• Oportunidades: la venta que origina el proyecto y que conviene tener al lado.
• Centro Documental: planos, actas y entregables enlazados al proyecto.
• Kanban: un tablero de actividades por estado para la reunión diaria.
• Informes y paneles: desvíos, carga por responsable y coste real de entrega.