Campos Dinámicos

El formulario que ve tu equipo casi nunca es el que necesita

Una ficha de oportunidad acaba con cuarenta campos porque cada área pidió el suyo. El comercial que la rellena usa nueve. Los otros treinta y uno están ahí, en medio, y producen exactamente tres efectos: se tarda más, se rellena peor y nadie sabe qué era importante.

El reflejo habitual es marcar campos como obligatorios. Y entonces aparece el segundo problema: obligas a rellenar el número de contrato en oportunidades que acaban de nacer, alguien escribe un guion para poder guardar, y el dato que querías proteger se convierte en ruido.

Los Campos Dinámicos resuelven las dos cosas con la misma idea: que el formulario dependa del registro. Una oportunidad recién creada muestra lo justo. Cuando pasa a ganada, aparecen —y solo entonces se exigen— los campos del cierre. Una factura cobrada se bloquea. Un producto que es un servicio no pregunta por el transporte.

Cuatro cosas que le puedes pedir a un campo

Acción	Qué ocurre	Para qué sirve
Mostrar	El campo aparece cuando se cumple la condición	Sacar a la vista lo que solo aplica a ciertos casos
Ocultar	El campo desaparece del formulario	Acortar la ficha y quitar de en medio lo que no aplica
Solo lectura	Se ve, pero no se puede modificar	Proteger datos ya cerrados sin esconder la información
Obligatorio	El registro no se guarda sin ese dato	Exigir la información justo en el momento en que existe

Cada regla puede combinar varias acciones sobre varios campos. Una sola regla puede, a la vez, sacar tres campos nuevos, exigir dos de ellos y bloquear el importe original.

Una condición, y el formulario se recoloca solo

Configurar una regla son tres decisiones:

1. Sobre qué módulo actúa. Oportunidades, facturas, incidencias, productos, proyectos o cualquier módulo que hayas creado a medida.
2. Cuándo se aplica. La condición sobre los datos del registro: un estado concreto, un importe por encima de una cifra, un tipo de cliente, un país, el responsable asignado. Las condiciones se pueden combinar y también mirar información de registros relacionados.
3. Qué les pasa a los campos. La lista de campos o bloques afectados y la acción de cada uno.

A partir de ahí funciona mientras se escribe. El usuario cambia el estado de la oportunidad y el formulario se reordena delante de él: sin guardar, sin recargar, sin volver a entrar. Esa inmediatez es la que hace que el equipo entienda qué se le está pidiendo, en lugar de descubrirlo cuando el sistema le niega el guardado.

Campos sueltos, o bloques enteros

Puedes actuar campo a campo, pero lo normal es trabajar con bloques. Si ocultas el bloque de datos de envío, sus doce campos desaparecen con él; si lo bloqueas, quedan todos en solo lectura. Una regla en lugar de doce, y una sola cosa que mantener cuando mañana añadas un campo más a ese bloque.

Y para las combinaciones que repites, puedes guardar grupos de campos con nombre propio —“cierre de venta”, “datos fiscales”, “logística”— y reutilizarlos en distintas reglas aplicándoles la acción que toque en cada una.

Cinco reglas que puedes montar esta tarde

• Oportunidades: cuando el estado pasa a Ganada, aparecen y se exigen el número de contrato y el importe final de cierre. Antes de eso, ni se ven.
• Facturas: en cuanto el estado es Pagada, los importes y los datos fiscales pasan a solo lectura. La factura sigue consultable, pero nadie la retoca por error.
• Incidencias: si la prioridad es alta, se despliega el bloque de escalado y se exigen el responsable y la fecha de compromiso. En una incidencia normal ese bloque no molesta a nadie.
• Productos: para un servicio o una licencia, desaparecen peso, dimensiones y datos de transporte. Para material físico, aparecen y son obligatorios.
• Presupuestos: por encima de un importe determinado, se exige el campo de aprobación interna antes de poder guardar.

El patrón se repite en cualquier proceso: hay información que solo tiene sentido en una fase, y hay información que deja de poder cambiar a partir de cierto punto.

Formularios más limpios sin ninguna condición

No todo necesita una regla. A veces el problema es más simple: hay campos que en tu empresa no se usan nunca, en ningún caso, y siguen ocupando espacio en la ficha porque venían de serie.

Para eso puedes fijar cómo queda el formulario base de un módulo —ocultar esos campos o bloques, o dejarlos en solo lectura— sin definir ninguna condición. Es el primer paso recomendable antes de montar reglas: primero quitas lo que nunca aplica, y luego haces dinámico lo que aplica a veces.

Obligatorio cuando toca, no desde el principio

Merece la pena detenerse aquí, porque es donde más se nota el cambio.

Un campo obligatorio permanente tiene un coste: alguien lo rellena con cualquier cosa para poder seguir trabajando. A partir de ese momento el dato existe, está mal, y encima nadie sabe que está mal. El informe que lo utilice mentirá con toda naturalidad.

Un campo obligatorio condicionado se pide en el único momento en que la respuesta se conoce de verdad: el número de contrato cuando ya hay contrato, la fecha de entrega cuando ya hay entrega, el motivo de la pérdida cuando la operación ya está perdida. La misma exigencia, colocada donde el dato es real, produce información utilizable en informes y paneles en lugar de campos rellenados a la fuerza.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Como las reglas se definen módulo por módulo, no obligan a toda la empresa a trabajar igual. Cada área ajusta sus formularios a su proceso sin romper la coherencia de una única plataforma ni multiplicar campos duplicados por si acaso.

Lo que te ahorra

Sin campos dinámicos, adaptar un formulario a distintas situaciones tiene tres salidas, y las tres cuestan dinero: crear módulos o campos duplicados para cada variante, encargar un desarrollo a medida que habrá que mantener con cada actualización, o resignarse a formularios largos y datos incompletos.

Aquí es configuración. Se activa desde el panel, se prueba sobre un registro real, y si la regla no era la adecuada se cambia en un minuto. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades: sin licencia aparte y sin coste por regla.

Preguntas frecuentes sobre los Campos Dinámicos

Módulos relacionados

• Campos calculados: además de decidir qué campos se ven, deja que algunos calculen su valor solos.
• Flujos de trabajo: cuando la regla no debe cambiar el formulario, sino disparar una acción.
• Kanban: la misma idea de ver solo lo que importa, aplicada a la vista de trabajo diaria.
• Informes y paneles: el destino final de los datos que estas reglas consiguen que se rellenen bien.
• Seguridad y permisos: quién puede ver y editar cada cosa, la capa que complementa a los campos dinámicos.