Cartera

Vender no es cobrar

Una empresa puede tener el mejor mes de su historia y un problema de tesorería el mismo mes. Son dos cosas distintas y muchas veces se llevan en dos sitios distintos: las ventas en el CRM y los cobros en una hoja de cálculo que abre una persona.

El problema de esa hoja no es que sea una hoja: es que solo la mira quien la mantiene. El comercial que va a visitar al cliente no sabe que arrastra dos facturas vencidas. Quien atiende su llamada de soporte tampoco. Y cuando alguien pregunta cuánto se debe cobrar este mes, la respuesta tarda medio día en salir.

La Cartera pone los cobros y los vencimientos en el mismo sitio que el cliente, la venta y la factura. Cada pago que entra queda registrado y enlazado a lo que liquida.

Lo que registra cada cobro

• Fecha del pago y fecha de vencimiento, que son las dos fechas que importan y no la misma.
• Importe y moneda, con el desglose de impuestos.
• Forma y modo de pago: transferencia, efectivo, domiciliación, lo que uséis.
• Estado: creado, pendiente, esperando, recibido o pagado.
• Identificador de la transacción, para poder cuadrar con el extracto del banco.
• Fecha contable, cuando no coincide con la del cobro.
• La factura o el pedido al que se aplica, y el importe restante después de aplicarlo.

El caso que hunde las hojas de cálculo: el pago parcial

Un cliente debe 12.000 euros y transfiere 5.000. En una hoja de cálculo, esa factura no encaja en ninguna columna: no está pagada y decir que está impagada es falso. Lo habitual es apuntar el pago en una nota al margen, y a partir de ahí el saldo real vive en la interpretación de quien lea la nota.

Aquí el cobro se aplica a la factura y el sistema calcula el importe restante. La factura tiene un saldo, no un estado binario, y ese saldo es consultable por cualquiera.

El caso simétrico también está resuelto: cuando el cliente paga varias facturas en una sola transferencia, el cobro se reparte entre ellas. El registro se parece a lo que de verdad pasó en el banco, que es lo único que permite cuadrar después.

Y la factura se actualiza sola

Cuando un cobro liquida la factura, su estado pasa a pagada sin que nadie tenga que ir a cambiarlo.

Parece un detalle de comodidad y es más que eso: evita la incoherencia clásica de tener el cobro registrado y la factura apareciendo como pendiente en los listados. Esa desincronización es la razón por la que muchas empresas no se fían de sus propios informes de cobro, y por la que acaban recurriendo otra vez a la hoja de cálculo.

Avisar antes es más fácil que reclamar después

Con una automatización sobre la fecha de vencimiento:

1. Aviso interno al responsable de la cuenta unos días antes. A veces basta con una llamada amable para que el pago no se retrase.
2. Recordatorio al cliente por correo o por SMS antes del vencimiento.
3. Aviso de vencido al responsable si la fecha pasa sin cobro.

El primer paso es el que casi nadie da y el que más efecto tiene. Un recordatorio antes de la fecha es un servicio; el mismo mensaje tres semanas después es una reclamación, y cuesta mucho más de gestionar por las dos partes.

Reclamar con la tabla delante

Cuando hay que reclamar, la conversación cambia por completo según con qué se llegue.

Desde la ficha del cliente se ve qué facturas están vencidas, por cuánto y desde cuándo. Y ese detalle se puede meter dentro del propio correo de reclamación: una tabla con las facturas pendientes, sus importes y sus fechas, rellenada automáticamente desde los datos del CRM.

La diferencia práctica es que el cliente no puede responder «no sé a qué te refieres», y quien reclama no tiene que preparar nada a mano para cada envío.

El pendiente, como un campo más

Con campos calculados el importe pendiente de cobro puede vivir como un campo de la ficha de empresa, actualizándose solo.

Eso desbloquea lo que de verdad se quiere hacer con este dato:

• Ordenar la cartera por deuda pendiente.
• Filtrar los clientes que superan un límite de riesgo.
• Ver el pendiente en la ficha antes de aprobar un pedido nuevo.
• Mostrarlo en la tarjeta del tablero de gestión de cobros.

Lo que sale, no solo lo que entra

El módulo distingue los cobros que entran de los pagos que salen, y estos últimos se enlazan a sus pedidos de compra.

Tenerlo todo en el mismo sitio permite mirar la tesorería en las dos direcciones: no solo lo que está pendiente de entrar, sino el saldo previsto una vez descontado lo que hay que pagar.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Lo que te ahorra

Cobrar tarde cuesta dinero aunque se acabe cobrando: es financiación que estás dando gratis. Y cobrar mal —perder una factura, no detectar un parcial, reclamar una que ya estaba pagada— cuesta además credibilidad delante del cliente.

Con la cartera dentro del CRM, el cobro deja de ser un asunto de una sola persona y pasa a ser información que todo el equipo puede consultar. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.

Preguntas frecuentes sobre la Cartera

Módulos relacionados

• Facturas: el documento cuyo saldo controla la cartera.
• Campos calculados: el importe pendiente como campo de la ficha de cliente.
• Flujos de trabajo: los avisos antes y después del vencimiento.
• Email Maker: el correo de reclamación con la tabla de pendientes dentro.
• Pedidos de Compra: el otro lado, los pagos que salen.