PDF Maker

El documento que sale del CRM es tu empresa

Un presupuesto es, muchas veces, lo único que el cliente ve de ti antes de decidir. Y sin embargo suele salir de una plantilla de Word que alguien copió hace tres años, con el logotipo en baja resolución, los datos escritos a mano desde la pantalla del CRM y una versión distinta en el ordenador de cada comercial.

De ahí salen las tres cosas de siempre: erratas en importes que ya estaban bien en el sistema, documentos que no se parecen entre sí, y media hora de trabajo por cada envío.

El PDF Maker rompe ese circuito. Diseñas el documento una vez, dices qué datos van en cada hueco, y a partir de ahí cualquier registro del CRM se convierte en un PDF terminado: con tu marca, con las cifras correctas porque las lee del sistema, y en el idioma que corresponda a quien lo recibe.

Una plantilla por documento, y los datos ya dentro

Cada plantilla se asocia al módulo desde el que se genera —facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, contratos, proyectos o cualquier módulo propio— y dentro de ella colocas los datos que quieres que se rellenen solos:

• Los campos del registro, incluidos los campos personalizados que hayas creado para tu operativa.
• Los datos de módulos relacionados: la razón social y el NIF de la empresa asociada a la factura, la persona de contacto, la dirección de entrega.
• Los datos de tu empresa y los del usuario que genera el documento o el responsable del registro, para que la firma y los datos de contacto salgan siempre bien.

Puedes tener varias plantillas para el mismo módulo: la factura estándar, la del cliente que exige su propio formato y la versión en inglés.

La tabla de líneas, como la necesitas

Es la parte que más se sufre en cualquier documento comercial, y aquí se configura al detalle. El bloque de líneas se repite solo por cada producto o servicio del documento, y tú decides cómo se ve:

• Las columnas y su orden: referencia, descripción, comentario de la línea, cantidad, unidad de medida, precio, descuento en importe o en porcentaje, precio con descuento aplicado, impuesto, base y total.
• La imagen del producto, cuando el catálogo es visual y el cliente compra con los ojos.
• Productos y servicios en tablas separadas, si en tu negocio no se presentan igual.
• Salto de página controlado entre líneas, para que un pedido de ochenta referencias no parta una fila por la mitad.
• Desglose de impuestos y de gastos debajo de la tabla, con el detalle por tipo.

Y el formato numérico se define en la propia plantilla: decimales, separador de miles, separador decimal y formato específico por divisa. El documento se lee igual en España que en un país que use el punto como separador decimal.

El mismo presupuesto, en el idioma del cliente

Los rótulos fijos del documento se insertan como etiquetas traducibles en lugar de escribirse a pelo. Al generar el PDF eliges el idioma y todos esos textos —“Factura”, “Cantidad”, “Base imponible”, “Forma de pago”, “Condiciones”— salen en el idioma correspondiente.

Una sola plantilla, no una por idioma. Cuando cambias el diseño, cambia para todos los idiomas a la vez, que es exactamente el problema que tiene mantener tres ficheros de Word en paralelo.

Contenido que aparece solo cuando toca

Dentro de la plantilla puedes marcar bloques que solo se imprimen si se cumple una condición sobre los datos del registro: el párrafo de garantía extendida solo para determinada gama, las condiciones especiales solo por encima de cierto importe, el aviso de portes solo cuando el envío no es gratuito.

Y a nivel de plantilla, puedes decidir en qué registros está disponible cada una. Así el desplegable que ve el comercial no tiene veinte opciones entre las que acertar, sino las dos que aplican a ese documento.

Cómo queda la hoja

Ajuste	Opciones
Formato	A3, A4, A5, A6, carta, oficio o medidas propias
Orientación	Vertical u horizontal
Márgenes	Definidos uno a uno en cada lado
Cabecera y pie	Propios de la plantilla o reutilizados de una biblioteca
Numeración	Número de página y total, del tipo “página 2 de 7”
Primera página	Cabecera y pie pueden omitirse en ella o repetirse en todas
Marca de agua	Texto o imagen, incluso tomando el texto de un campo del registro

La marca de agua resuelve un caso muy concreto y muy común: que un borrador se distinga de un documento definitivo a simple vista, sin depender de que alguien se acuerde de decirlo.

Detalles que ahorran preguntas

• Códigos de barras y QR. Insertables en cualquier parte del documento, con los formatos habituales de etiquetado y logística. Un QR generado con los datos del propio registro convierte un albarán en algo que se lee con el móvil en el almacén.
• El importe en letra. El total escrito en palabras, como piden los contratos y ciertos documentos oficiales.
• Nombre de fichero automático. Compuesto con los datos del registro y la fecha, para que el adjunto no llegue al cliente llamándose “documento.pdf”.
• Contraseña. Fija o tomada de un campo del registro, para lo que no debería abrirse por error.
• Tus tipografías. Se pueden instalar fuentes propias para que el documento respete el manual de marca.
• Listados de registros relacionados. Una tabla dentro del PDF con las facturas de un cliente, sus pedidos o sus incidencias, filtrada y ordenada como quieras. Es la forma de montar un extracto de cliente en una sola hoja.

Del registro al buzón del cliente

Desde la propia ficha, el documento tiene salida directa:

1. Previsualizar antes de generar, para no descubrir el error en el correo enviado.
2. Retocar un texto puntual justo antes de exportar, cuando ese envío concreto lo pide.
3. Descargar el PDF.
4. Enviar por correo con el documento ya adjunto, usando una plantilla del Email Maker.
5. Archivar en el centro documental, para que quede en el historial del cliente y cualquiera pueda recuperarlo después.

Cien facturas en un clic

Desde un listado seleccionas los registros y generas todos sus documentos de una vez: como ficheros individuales o como un único PDF con todo unido y ordenado.

Es lo que convierte el cierre de mes en una operación de dos minutos en lugar de una tarde. Y funciona igual para un paquete de albaranes de una ruta de reparto o para un envío de recordatorios de vencimiento.

También puedes exportar un listado completo como documento: los registros que cumplen un filtro, con las columnas que elijas y agrupados por el criterio que necesites. Un informe presentable sin pasar por la hoja de cálculo.

Y que se haga solo

El paso siguiente es no tener que pulsar nada. Una automatización puede generar el documento cuando se cumple la condición que definas, adjuntarlo a un correo y archivarlo, sin intervención de nadie:

• Al confirmarse un pedido, el cliente recibe su confirmación en PDF en cuestión de segundos.
• Al emitirse una factura, sale por correo con su plantilla y queda archivada.
• Al cerrarse una oportunidad, el contrato se genera y se envía a firmar.

Ese último punto cierra el círculo: la plantilla puede incluir el bloque de firma, de modo que el documento que sale del CRM es el mismo que vuelve firmado.

Quién ve qué plantilla

Cada plantilla tiene propietario y modo de acceso: visible para toda la empresa, privada de quien la creó, o compartida con usuarios o grupos concretos. Cada usuario puede además marcar su plantilla por defecto, de forma que la opción más habitual aparezca ya seleccionada al entrar en el registro.

Es lo que evita el escenario clásico de las plantillas compartidas: veinte modelos acumulados en el desplegable y nadie seguro de cuál es el bueno.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Lo que te ahorra

Cada documento que se maqueta a mano cuesta tiempo dos veces: cuando se escribe y cuando alguien encuentra el error. Y el coste real no es el rato: es un presupuesto con un importe que no cuadra con el CRM, o una factura que llega con el logotipo antiguo.

Con las plantillas, el diseño se decide una vez y los datos vienen del sistema, que es el único sitio donde están bien. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades: sin licencia aparte y sin límite de plantillas.

Preguntas frecuentes sobre el PDF Maker

Módulos relacionados

• Email Maker: la plantilla del correo que acompaña al documento.
• Firma Digitalizada: envía a firmar el PDF que acabas de generar y guarda el documento firmado.
• Centro documental: el archivo donde queda cada documento generado, ligado a su cliente.
• Flujos de trabajo: genera, adjunta y envía el documento sin que nadie pulse nada.
• Facturas y presupuestos: los dos documentos por los que casi todo el mundo empieza.