Proveedores
La ficha de cada proveedor con sus datos, lo que te suministra y todo lo que le has comprado, en el mismo sistema donde están tus clientes.
El CRM mira hacia los clientes y da la espalda a las compras
Casi todas las empresas tienen su cartera de clientes ordenada y sus proveedores en cualquier sitio: una hoja de cálculo, la libreta de quien lleva las compras, la memoria de quien siempre llama al mismo.
Y luego llega el momento en que eso importa. Un proveedor deja de servir y hay que saber a qué referencias afecta y quién más puede suministrarlas. Hay que renegociar y no se sabe cuánto se le compró el año pasado. La persona que llevaba la relación está de baja y su teléfono de contacto no lo tiene nadie.
El módulo de Proveedores pone esa relación en el mismo sistema que la de clientes, con su ficha, sus contactos y su historial de compras.
Por qué no es simplemente otra cuenta
Podrían meterse en la lista de cuentas y muchas empresas lo hacen. Sale mal por dos motivos:
Ensucia la cartera. Los listados, las segmentaciones y las cifras de clientes dejan de ser fiables porque contienen empresas a las que no vendes nada. Cualquier informe de cartera hay que filtrarlo a mano cada vez.
Le faltan los campos que importan. Un proveedor no tiene embudo de venta ni oportunidades; tiene productos que suministra, pedidos de compra y condiciones de aprovisionamiento. Su ficha necesita esas listas, no las de venta.
Lo que guarda la ficha
- Nombre y número propio.
- Teléfono, correo y sitio web.
- Dirección completa, que en compras se usa de verdad.
- La cuenta contable asociada, para el enlace con la contabilidad.
- Categoría y descripción, para clasificar el tipo de suministro.
- El responsable interno de la relación, que es lo que evita que dependa de una sola persona.
- Campos personalizados para tus condiciones: plazos de entrega, descuentos acordados, incoterms.
Y las personas de cada proveedor se registran como contactos vinculados a su ficha, con su cargo y sus datos. El teléfono del comercial que te atiende deja de vivir solo en el móvil de alguien.
Qué me suministra cada uno
Los productos del catálogo se relacionan con su proveedor. Eso funciona en las dos direcciones y las dos son útiles:
- Desde el proveedor: qué referencias suministra.
- Desde el producto: de quién viene, y si hay más de una opción.
La segunda es la que se agradece en el peor momento. Cuando un proveedor falla o sube precios, la pregunta urgente es a qué productos afecta y quién más los sirve. Con el catálogo relacionado, es una consulta; sin él, es una mañana de llamadas.
El historial que sostiene una negociación
Los pedidos de compra quedan enlazados a su proveedor con sus importes y sus fechas. De ahí sale lo que hace falta para renegociar:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Volumen comprado en el año | Saber qué peso tienes como cliente antes de pedir condiciones |
| Frecuencia de pedido | Detectar si conviene agrupar compras para mejorar precio |
| Precios realmente pagados | Comparar con la tarifa que te ofrecen ahora |
| Pendiente de recibir | Lo que está en camino, sin preguntar |
Ese tercer punto merece énfasis: lo que crees que pagas y lo que pagas casi nunca coinciden. Entre descuentos puntuales, portes y ajustes, el precio medio real de una referencia solo aparece mirando el histórico. Y es el único dato que gana una negociación.
Esto no es el módulo de compras de un ERP
Aquí se gestiona la relación con el proveedor y el circuito del pedido: quién es, qué suministra, qué le has comprado y qué está pendiente. La contabilidad de la compra y la valoración de existencias corresponden a tu programa contable o tu ERP, y lo habitual es integrarlos para no teclear dos veces.
Comprar con las mismas herramientas con las que vendes
Como la ficha vive en el CRM, todo lo demás funciona igual que hacia clientes:
- El pedido de compra se genera en PDF con tu plantilla y se envía por correo desde el propio registro.
- Los pagos que salen se registran en la cartera, enlazados a su pedido.
- Las automatizaciones avisan de lo que lleva demasiado tiempo sin recibirse.
- Los informes dan el gasto por proveedor, por categoría y por periodo.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Compras
Negocia con datos
Llega a la revisión de tarifas con el volumen del año y los precios realmente pagados por cada referencia.
Comercial
Sabe si puede prometer
Antes de comprometer un plazo, consulta de quién viene el producto y qué está pendiente de recibir.
Dirección
Ve la dependencia
El gasto concentrado en un solo proveedor es un riesgo que solo se ve cuando está registrado.
Lo que te ahorra
Una relación de proveedor sin registrar cuesta en dos momentos concretos: cuando hay que negociar sin datos, y cuando el proveedor falla y no se sabe a qué afecta ni quién más puede servirlo.
Con los proveedores en el CRM, la compra tiene el mismo nivel de orden que la venta. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.
Preguntas frecuentes sobre los Proveedores
El registro de una empresa a la que compras, con sus datos de contacto, su información administrativa y, sobre todo, el historial de todo lo que le has pedido. Es el equivalente a la ficha de cliente pero mirando en la otra dirección, y vive en el mismo CRM para que la compra y la venta no estén en sistemas distintos.
Módulos relacionados
- Pedidos de Compra: el documento que formaliza cada compra y su recepción.
- Productos: el catálogo, con el proveedor de cada referencia.
- Cartera: los pagos que salen, enlazados a sus pedidos.
- Contactos: las personas de cada proveedor, no en la agenda de uno solo.
- Informes y paneles: gasto por proveedor, categoría y periodo.
Que las compras también estén registradas
En una demo montamos tu ficha de proveedor real: qué datos necesitas, qué te suministra cada uno y cómo queda el historial de compras a la vista.
Prueba gratuita de 14 días con todas las funcionalidades incluidas.