Pedidos de Compra
Formaliza lo que pides a cada proveedor, envíalo en PDF y controla qué está en camino, qué ha llegado y qué queda por pagar.
«¿Esto lo pedimos o no?»
La pregunta se hace en todos los almacenes del país, y suele contestarse buscando en el correo de alguien.
Porque el pedido al proveedor se hizo por correo, o por teléfono, o por WhatsApp. Existe en algún sitio, pero no en forma de registro: no tiene número, no tiene estado, y nadie puede decir de un vistazo qué se pidió, cuándo, ni si ya llegó.
Las consecuencias son dos, y las dos cuestan dinero. Se pide dos veces lo mismo porque no consta que ya estuviera pedido. Y se descubre que un pedido lleva tres semanas de retraso el día en que falta material para servir a un cliente.
Los Pedidos de Compra convierten esa petición en un documento con número, proveedor, estado y seguimiento.
Lo que lleva el pedido
- Su número y tu referencia interna, para citarlo por las dos partes.
- El proveedor y su persona de contacto.
- Las líneas de producto, con precio, cantidad, impuestos, gastos y total.
- La dirección de envío y la de facturación.
- La fecha de vencimiento, que es la que permite reclamar.
- El número de seguimiento del envío.
- El estado y la marca de recepción.
- El importe pagado y su balance pendiente.
Sale con tu imagen y por correo
El pedido se genera en PDF con tu plantilla —tu logotipo, tus columnas, tus condiciones de compra— y se envía por correo con el documento ya adjunto, desde el propio registro.
La diferencia con el correo escrito a mano no es solo de imagen: las cifras las lee del sistema, así que el precio que le llega al proveedor es el que está en el CRM y no el que alguien transcribió.
Vendes, y compras lo que hace falta
Para las empresas que compran contra pedido, este es el circuito que más tiempo ahorra.
A partir de un pedido de venta se generan las órdenes de compra necesarias, agrupadas por el proveedor de cada referencia. Si el pedido del cliente lleva artículos de tres proveedores, salen tres pedidos de compra con las líneas que le corresponden a cada uno.
Sin teclear nada dos veces, y sin el error que aparece siempre al copiar a mano: la cantidad que se transcribió mal en la línea catorce.
Las direcciones, copiadas y no escritas
La dirección de entrega se puede copiar de varias fuentes: la de tu empresa, la del cliente o la del propio proveedor.
Eso resuelve el envío directo, cuando el proveedor sirve al cliente final sin pasar por tu almacén, que es donde se concentran los errores de dirección. Copiar en lugar de teclear elimina esa clase entera de fallos, que además son de los caros: la mercancía que llega a la dirección equivocada cuesta un reenvío y una explicación.
La vista con la que se reclama a tiempo
| Vista | Para qué sirve |
|---|---|
| Enviados y no recibidos, por antigüedad | La lista de reclamaciones pendientes |
| Vencidos sin recibir | Lo que ya incumple plazo |
| Recibidos y no pagados | Lo que hay que provisionar |
| Por proveedor y periodo | El volumen real de compra |
La primera es la que cambia el día a día. Un pedido que lleva tres semanas sin llegar es un problema pequeño si se detecta y una urgencia si se descubre cuando falta el material. Con una automatización, el aviso al responsable de compras sale solo cuando un pedido pasa de fecha.
El circuito, no la contabilidad
Aquí se gestiona el circuito comercial del pedido: qué se pide, a quién, qué ha llegado y qué se debe. La contabilización de la compra y la valoración de existencias corresponden a tu programa contable o tu ERP, y lo habitual es integrarlos para que cada sistema haga lo suyo.
El otro lado de la tesorería
El pedido refleja el importe pagado y su balance pendiente, y los pagos que salen se registran en la cartera enlazados a su pedido.
Con eso la previsión deja de ser a medias. Lo pendiente de cobrar por un lado y lo pendiente de pagar por otro dan el saldo previsto real, que es la cifra que interesa a quien tiene que decidir si se adelanta una compra o se espera.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Compras
Reclama a tiempo
La lista de pedidos enviados y no recibidos, por antigüedad, sustituye a buscar en el correo de alguien.
Almacén
Sabe qué espera
Lo que está en camino, con su número de seguimiento, sin preguntar a quién hizo el pedido.
Comercial
Promete con fundamento
Consulta si lo que va a vender está pedido y para cuándo, antes de comprometer una fecha de entrega.
Lo que te ahorra
Un pedido que vive en un correo cuesta dos cosas concretas: la compra duplicada porque nadie sabía que ya estaba pedida, y la urgencia del día que falta material para servir. La segunda arrastra además un coste comercial, porque el que se queda esperando es tu cliente.
Con los pedidos de compra registrados, lo que está en camino es información pública del equipo. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.
Preguntas frecuentes sobre los Pedidos de Compra
El documento con el que formalizas lo que pides a un proveedor: qué referencias, en qué cantidad, a qué precio y a dónde debe entregarlo. Deja de ser un correo suelto y pasa a ser un registro con número propio, enlazado a su proveedor, con su estado y su historial.
Módulos relacionados
- Proveedores: la ficha a la que pertenece cada pedido y su historial.
- Pedidos: la venta desde la que se generan las órdenes de compra.
- Productos: el catálogo con el proveedor de cada referencia.
- Cartera: los pagos que salen y el balance pendiente.
- PDF Maker: la plantilla con la que el pedido sale hacia el proveedor.
Sabe qué está en camino
En una demo montamos tu circuito de compra: cómo se genera el pedido, cómo se envía al proveedor y cómo controlas lo que falta por recibir.
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