Potenciales

Todo lo que entra y no está en ningún sitio

Una feria deja doscientas tarjetas en un sobre. Un formulario deja un correo en una bandeja compartida. Una llamada deja un nombre apuntado en la esquina de una libreta.

Esos tres montones tienen algo en común: son gente que ha levantado la mano, y ninguno está en el CRM. Se trabajan los que alguien recuerda, durante las dos semanas siguientes, y el resto se pierde sin que nadie lo decida.

Los Potenciales son la antesala donde entra todo eso. Y son una antesala a propósito, no un almacén de segunda: si cada interesado se diera de alta directamente como cliente, tu cartera acabaría siendo una lista donde el que compró todos los años y el que preguntó un precio en 2019 parecen lo mismo.

Una ficha, no tres

Un potencial guarda a la vez a la persona y a su empresa, porque de alguien que aún no sabes si va a comprar no tiene sentido crear tres registros:

• Nombre, tratamiento y cargo, para saber con quién hablas y qué peso tiene su opinión.
• Empresa, sector, sitio web y tamaño, lo que permite cualificar antes de llamar.
• Teléfono y correo, principal y secundario.
• El estado de interés y el origen por el que entró.
• El responsable asignado y una descripción con lo que se sepa.

Cuando el potencial se convierta en cliente, esa única ficha se desdoblará en empresa y contacto. Antes, no.

Los estados, y por qué importan los de descartar

Los valores de serie recorren el proceso completo: no contactado, intentado contactar, contactado, frío, tibio, caliente, precualificado, cualificado, contactar más adelante, fallido y basura. Se ajustan a los que uséis en tu empresa.

Lo que casi nadie configura bien es la parte final, y es la que ordena el trabajo:

• Basura es el que nunca fue una oportunidad: el envío automatizado, el estudiante que pide información para un trabajo, el proveedor que se ha equivocado de formulario.
• Fallido es el que sí era una oportunidad y se perdió. La diferencia con el anterior no es semántica: la lista de fallidos, con su motivo, es la información más útil que tiene un director comercial.
• Contactar más adelante salva al lead del peor destino posible. Alguien que dice «no es el momento» no es un no: es un sí con fecha. Si se cierra como perdido, desaparece; si se marca así, vuelve.

Marcar en lugar de borrar tiene además una ventaja práctica: si ese mismo potencial entra otra vez por otro canal, el equipo ve que ya se valoró y no repite el trabajo.

De dónde vienen, y por qué conviene saberlo

Cada potencial guarda su origen, y las entradas habituales son cuatro:

1. Formularios web, que además pueden traer el origen y la campaña ya marcados en campos ocultos.
2. El buzón de correo, con el MailScanner convirtiendo en potencial lo que llega de remitentes desconocidos.
3. Importación de listas, el caso de la feria.
4. Alta manual, cuando la petición llega por teléfono.

El origen registrado es lo que permite responder a la pregunta que de verdad importa, que no es qué canal trae más contactos sino qué canal trae contactos que compran. Son dos rankings distintos y confundirlos hace perder mucho dinero en presupuesto de captación.

Doscientas tarjetas, un lunes

Después de un evento, la importación desde hoja de cálculo convierte la lista en potenciales con su origen ya puesto, repartidos entre el equipo.

La diferencia con el sobre encima de la mesa no es de comodidad: es que el trabajo se hace en la semana siguiente al evento, que es la única en la que el interesado recuerda haber hablado contigo.

Con dueño, o no se trabaja

Cada potencial tiene responsable asignado, y el reparto puede venir del propio formulario, hacerse por turnos entre una lista de comerciales, o resolverse con una automatización según provincia, sector, tamaño o producto de interés.

La misma automatización se ocupa de lo que hace que el reparto sirva de algo: avisar al asignado en el momento, y avisar al responsable del área si un potencial lleva días sin que nadie lo toque.

El momento de la conversión

Cuando un potencial se cualifica, se convierte. Y la conversión no es un cambio de estado: crea los registros definitivos.

Se crea	A partir de
Empresa	Los datos de la compañía del potencial
Contacto	Los datos de la persona
Oportunidad	La venta concreta, si ya la hay

Y se arrastran las actividades y los registros relacionados que el potencial ya tuviera, de modo que el historial de la captación no se queda atrás. La correspondencia entre campos —incluidos los personalizados— se configura una vez, así que la conversión traslada exactamente lo que a tu empresa le importa.

Los que no compran hoy

Un potencial marcado para más adelante no necesita tiempo comercial: necesita presencia. Ahí es donde entran las campañas y el email marketing, que permiten seguir apareciendo con poco coste hasta que el momento llegue.

Esa distinción entre quién merece una llamada y quién merece un boletín es, en la práctica, la que decide si un equipo comercial pequeño rinde o se dispersa.

Un mismo mecanismo para muchos equipos

Lo que te ahorra

Un interesado que no llega al CRM cuesta exactamente lo que costó captarlo, y no aparece en ninguna cuenta. Es el gasto de marketing más habitual y el menos visible: se paga la feria, se pagan los anuncios, y una parte de lo captado se queda en un sobre.

Con los potenciales registrados, todo lo que entra tiene dueño, estado y origen, y la conversión pasa a ser un dato medible en lugar de una sensación. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.

Preguntas frecuentes sobre los Potenciales

Módulos relacionados

• Oportunidades: la venta concreta que nace de un potencial cualificado.
• Cuentas y Contactos: los registros que crea la conversión.
• Formularios Web: la entrada más directa desde tu sitio.
• Campañas: la acción que capta y a la que se atribuye el origen.
• Kanban: un tablero por estado para la revisión semanal de la entrada.