Formularios Web
Conecta los formularios de tu web al CRM: cada envío entra como registro, con su responsable asignado y el aviso al equipo en el mismo instante.
El formulario que solo manda un correo
Tienes un formulario de contacto en la web. Cuando alguien lo rellena llega un correo a una dirección compartida. Y a partir de ahí empieza la parte que nadie ha diseñado: alguien lo ve, decide si le toca a él, y si le toca copia los datos al CRM.
Lo que falla no es el formulario, es todo lo que viene después. El correo llega un viernes por la tarde y se contesta el martes. Dos personas lo ven y ninguna lo coge porque suponen que la otra lo hará. Y al final de mes, cuando alguien pregunta cuántos contactos ha traído la web, la respuesta hay que sacarla contando correos.
Los Formularios Web eliminan ese tramo. El envío del visitante crea directamente el registro en el CRM, con responsable asignado y con los avisos disparados en el mismo segundo.
Se define en el CRM, se pega en la web
El formulario se configura eligiendo el módulo destino y los campos, y el CRM genera el código para copiar en tu página.
Ese código se puede usar tal cual o adaptar al diseño de tu sitio, porque lo que sostiene la conexión es la dirección a la que se envían los datos y el identificador del formulario. Es decir: no te obliga a tener formularios que parezcan de otra web.
Los campos, elegidos uno a uno
De cada campo del módulo destino decides si aparece, con qué etiqueta lo verá el visitante, si es obligatorio y en qué orden.
Y aquí una advertencia que vale más que cualquier función: pedir menos capta más. Cada campo añadido reduce el número de envíos, y los campos obligatorios que el visitante no quiere rellenar no se quedan vacíos, se rellenan con basura. Un teléfono forzado a mano acaba siendo una fila de ceros, y eso es peor que no tener el dato, porque parece un dato.
Nombre, correo y un mensaje suelen ser suficientes para empezar una conversación. El resto se pregunta cuando la conversación existe.
Lo que el visitante no ve
Aquí está la función que más rendimiento da y la que menos se usa: campos ocultos con valor fijo.
| Campo oculto | Para qué sirve |
|---|---|
| Origen | Saber qué página o canal ha traído el contacto, sin preguntárselo |
| Campaña | Atribuir el envío a la campaña que lo ha generado |
| Producto o servicio | Clasificar el interés según en qué parte del sitio estaba |
| Tipo de petición | Separar soporte de comercial ya en la entrada |
El mismo formulario, publicado en tres landings distintas, puede llegar al CRM con el origen ya marcado. Y esa es la diferencia entre poder responder a «qué página capta mejor» con una consulta de diez segundos o con una tarde de reconstrucción manual.
Con dueño desde el primer segundo
Un formulario puede asignar sus envíos a un responsable fijo o repartirlos por turnos entre una lista de usuarios.
El reparto por turnos resuelve el problema de la bandeja compartida: si un lead es de todos, no es de nadie. Con dueño asignado en el momento de la creación, hay una persona concreta a la que preguntarle por él.
Cuando el criterio es más elaborado —por provincia, por producto, por importe estimado— se resuelve con una automatización sobre el registro recién creado. Y la misma automatización se ocupa de los avisos:
- Al comercial asignado, en el momento.
- Al responsable del área, si el registro sigue sin tocar pasadas unas horas.
- Al propio visitante, con un acuse de recibo que dice cuándo le vais a contestar.
En captación, el tiempo hasta la primera respuesta pesa más que casi cualquier otra cosa. Y ese tiempo se decide aquí, no en la reunión de los lunes.
Adjuntos, y a dónde van
Puedes incluir campos de subida de ficheros. Cada archivo recibido se guarda como documento en el centro documental y queda enlazado al registro creado.
Eso hace viables dos formularios que sin ello no funcionan: el de soporte, donde el cliente adjunta la captura del error en lugar de describirlo, y el de candidaturas, donde envía su currículum.
Activa el captcha desde el primer día
Un formulario público sin protección acaba recibiendo envíos automatizados, y cada uno de ellos es un registro falso que después hay que localizar y borrar a mano. El formulario admite captcha, y activarlo cuesta un clic. Limpiar cuatrocientos registros basura cuesta bastante más.
La página de gracias importa
El formulario redirige después del envío a la página que tú indiques, y conviene que sea una página propia en lugar del formulario en blanco.
Sirve para tres cosas a la vez: confirmar al visitante que su mensaje ha llegado, decirle cuándo va a recibir respuesta —lo que reduce los envíos duplicados de quien no está seguro—, y disponer de una dirección concreta que medir como conversión en tu analítica.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Comercial
Llama primero
El lead llega con dueño y con aviso inmediato, así que la primera llamada sale en minutos y no al día siguiente.
Marketing
Sabe qué funciona
Los campos ocultos de origen y campaña convierten cada envío en un dato atribuible sin preguntar al visitante.
Soporte
Recibe clasificado
La petición entra como incidencia con su tipo puesto y con la captura del error ya adjunta.
Lo que te ahorra
Transcribir un formulario al CRM cuesta dos minutos. El coste real está en otro sitio: en los envíos que se contestan tres días después, en los que nadie coge porque no tienen dueño, y en la imposibilidad de saber qué parte de tu web trae clientes.
Con los formularios conectados, la web deja de ser un escaparate que manda correos y se convierte en una entrada del CRM. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades: sin servicio externo de formularios y sin límite de envíos.
Preguntas frecuentes sobre los Formularios Web
Recoge datos en tu sitio y los convierte en un registro del CRM en el momento del envío. No llega un correo que alguien tiene que transcribir: se crea el lead, el contacto o la incidencia, con su responsable asignado y con los avisos que hayas definido. El visitante rellena, pulsa enviar, y para tu equipo ya existe una ficha sobre la que trabajar.
Módulos relacionados
- Potenciales: el destino habitual de lo que capta un formulario comercial.
- Campañas: la acción de marketing a la que se atribuyen los envíos.
- Flujos de trabajo: el reparto y los avisos en el momento de la creación.
- MailScanner: la otra vía de entrada, para quien prefiere escribir un correo.
- Centro Documental: donde acaban los ficheros que adjunta el visitante.
Que un formulario enviado sea un lead con dueño
En una demo conectamos uno de los formularios de tu web al CRM: qué campos recoge, a quién se asigna cada envío y qué aviso sale al instante.
Prueba gratuita de 14 días con todas las funcionalidades incluidas.